«Вирус бережливости»

Руководствуясь принципами, методами и инструментами бережливого производства, в июле 2023 года архивным отделом администрации Невельского городского округа была начата реализация проекта «Оптимизация муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов» в части предоставления справок о переименовании предприятий, организаций, с подтверждением их нахождения в местности, приравненной к районам Крайнего Севера, в целях предоставления государственной гарантии для лиц,  работавших и проживавших в этой местности».

Актуальность проекта была обусловлена его востребованностью физическими и юридическими лицами.

После проведения сбора фактических данных, изготовления Справочника по истории предприятий, организаций, ранее осуществлявших свою деятельность на территории Невельского района, разработки и утверждения Порядка предоставления справок о переименовании предприятий, организаций был проведен мониторинг  достигнутых результатов, по окончании которого можно сделать вывод, о том, что Практическая работа с каталогами показала  высокую эффективность проведенных мероприятий.

За счет полного исключения процедуры полистного поиска сведений и документов повышена эффективность использования архивных документов в связи с созданием Справочника, обеспечивающего систематизацию документов и информации, в том числе:Сокращен срок оказания услуги в части предоставления справок о переименовании предприятий с 21 до 10 дней.  Снижены трудозатраты сотрудников на исполнение запроса по предоставлению справок со 168 до 80 часов. Высвобожденное время сотрудника направлено на исполнение иных его функций.

Полученный опыт показывает, что даже небольшая систематизация рутинных, бумажных процессов может значительно повысить производительность труда и сократить трудовые затраты сотрудников, а  полученный эффект от  реализации даже небольших проектов станет поводом для подражания, обретет вид вируса бережливости.

Таким образом, анализируя результаты внедрения проекта, можно сделать вывод, что инструменты бережливого производства – это, несомненно, инструменты успеха, доступные всем без исключения, а, внедрение бережливого производства в практическую работу – это начало для дальнейшего  внедрение вируса бережливости в жизнь всего общества.

Если, в настоящее время, у вас высокие показатели в работе, это не повод расслабляться: ведь любой результат всегда можно улучшить.

Получить информацию о лучших практиках оптимизации в различных сферах деятельности, о лучшей организации внедрения Бережливых технологий, можно на странице министерства Сахалинской области по эффективному управлению регионом  https://meur.sakhallin.gov.ru/