«Внедрение вируса бережливости в жизнь продолжается»

В мае 2024 года архивным отделом администрации Невельского городского округа была продолжена работа по  внедрению принципов, методов и инструментов бережливого производства в повседневную жизнь - сотрудники отдела приступили к реализация проекта «Оптимизация муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов» в части предоставления гражданам копий ордеров на жилые помещения в целях подтверждения имущественных прав на них.

Актуальность проекта была обусловлена его востребованностью заявителями.

В рамках реализации проекта был проведен комплексный анализ особенностей предоставления копий истребованных документов, в ходе которого  проведено картирование текущего и целевого состояния процессов, обозначены  проблемы и определены пути их решения в соответствии с планируемым эффектом и поставленными целями, направленными на сокращение срока оказания услуги в части предоставления  копий ордеров и на уменьшение количества трудозатрат одного сотрудника на поиск необходимых документов  и изготовления их копий.

Для оптимизации определенной проектом части муниципальной услуги были определены этапы  обработки документов, архивные фонды, содержащие необходимые документы, проведен их полистный поиск, а в установленную форму были  внесены сведения, имеющиеся в архивных документах.

После проведения сбора фактических данных, изготовления Поисково-информационного Справочника был проведен мониторинг  достигнутых результатов, по окончании которого из работы сотрудника   был полностью исключен полистный поиск истребованных заявителями документов и информации.

Практическая работа со Справочником показала  высокую эффективность проведенных мероприятий, а именно:

- Сокращен срок оказания услуги в части предоставления  копий ордеров на жилые помещения на 14 дней.

- Снижены трудозатраты сотрудников на исполнение запроса на 112 часов.

А это, в свою очередь, позволило повысить уровень удовлетворенности граждан  качеством предоставления  муниципальной  услуги, а высвобожденное время сотрудника направить на исполнение иных его функций.

Полученный опыт показывает, что даже мелкие улучшения – это победа. Пусть маленькая, но достойная подражания.

Если коллектив умеет видеть и искоренять потери, то система бережливого производства будет работать и приносить хорошие результаты, а вирус бережливости будет жить и занимать все большие пространства.

Постоянно совершенствуйтесь и учитесь новому, так как эффект от внедрения системы бережливого производства будет значительным только на основе регулярного и систематического поиска потерь и их устранения.

Внедрение вируса бережливости в жизнь продолжается!